Altinn II

Erfaringsbeskrivelse

Erfaringsbeskrivelse

Erfaringer som er observert kan sorteres på to hovedområder knyttet til Altinn II anskaffelsen:

• Anskaffelse og mottak av teknologisk løsning
• Gevinstrealisering

Samspill mellom kunde og leverandører

Leveransedatorer har til nå holdt, og kostnadssiden er holdt innenfor de estimater med usikkerhetsmarginer som ble satt i forkant av kontraktsinngåelse.

Anskaffelsesmetodikken ”Konkurransepreget dialog” har etter prosjektets vurdering i ettertid bidratt til at den best egnede miks av leverandører ble valgt. I tillegg bidro metodikken til at både leverandører og personell i mottaksapparatet på kundesiden hadde en god forståelse for hva leveransene innebar allerede ved kontraktsinngåelse, slik at de ”var i fart” da mottaksfasen startet

Konkurransemetodikken har vært svært ressurskrevende for både leverandører og kunde. Ved starten av prosessen var det 10 kvalifiserte tilbydere og vi endte etter ca ett års dialog til slutt opp med 2 leverandører som vant kontrakt. For de leverandørene som ble valgt var nok innsatsen verdt bryet, mens det for de øvrige nok kostet mer enn det smakte. Ved bruk av denne konkurranseformen bør det derfor vurderes å gi kompensasjon til leverandører som er med et stykke ut i konkurransen, men som ikke vinner kontrakt.

Viktige utfordringer fremover

Tradisjonelt har teknologianskaffelsen i et slikt prosjekt, bl.a. ut i fra store tall på kostnadssiden, hatt brorparten av oppmerksomheten fra omgivelsene. Imidlertid antas utvikling av samhandlingstjenester på tvers av etater og sektorer, samt andre organisatoriske og styringsmessige tema som større utfordring fremover enn teknologidelen av anskaffelsen.

Kunnskapsspredning og  –forvaltning

Det er ønskelig at bruk av offentlige felleskomponenter som Altinn skal være en integrert del av den løpende virksomhetsutviklingen hos den enkelte offentlige enhet. Tiltak for kunnskapsspredning er derfor viktig for å lykkes, blant annet omfattende opplæringstiltak for tjenesteeiere, systemleverandører og konsulenthus. I tillegg er det nødvendig med et støtteapparat ved behov for løpende og individuell støtte under ny- og videreutvikling av eForvaltningstjenester.

Det er også viktig å planlegge tidlig for en god overgang fra prosjekt til forvaltning og dermed oppbygging av kompetanse i forvaltningsorganisasjonen.

Viktigste erfaringer

1. Godt detaljert og kvalitetssikret forarbeid er avgjørende for å kunne ha styring og kontroll med et slikt prosjekt.
2. Det bør legges ned mye omtanke og arbeid i interessenthåndtering ved anskaffelse av fellesoffentlige komponenter.
3. Anskaffelsesmetoden ”Konkurransepreget dialog” er en relativt krevende konkurranseform, men er likevel egnet i situasjoner der en kravspesifikasjon krever modning og forankring og der en i forkant ikke vet i hvilken grad markedet evner å levere iht kundens ”ideelle fordringer”.

Prosjektinformasjon- og beskrivelse

Altinn er en fellesoffentlig IKT-løsning som forvaltes av Brønnøysundregistrene. Flere interessenter har forventninger til en ny Altinn løsning:

• Stortinget/regjeringen forventer oppfyllelse av politiske mål for IKT-arkitektur og elektroniske tjenester
• Offentlige virksomheter forventer oppfyllelse av krav om bedre funksjonalitet for videreutvikling og forvaltning
• Brukere – næringsliv, andre organisasjoner og privatpersoner forventer å få en fremtidsrettet plattform for e-forvaltning og elektronisk kommunikasjon, hvor gevinster både for næringslivet og det offentlige skal stå i sentrum for utviklingen.

Konkrete mål for anskaffelsen av teknologiløsningen er:

• Sikre kontinuitet for tjenester i Altinn
• Etablere nye og markedsprisede avtaler
• Etablere ny forretningsmodell som stimulerer til optimal bruk av Altinns tjenester
• Sikre at skifte av leverandør er en realistisk mulighet
• Videreutvikle løsningen i forhold til tjenesteeiernes funksjonelle krav og brukernes behov
• Videreutvikle løsningen i henhold til offentlig visjon og målsettinger for eForvaltning.

Det har vært viktig å balansere tempo i produksjon av leveranser med behov for forankring hos viktigste interessenter til Altinn. Et grep som er gjort er å ha relativt små, men høyt kompetente, grupper for produksjon av ulike leveranser og så ha relativt store referansegrupper med representanter fra ulike interessentgrupper for kvalitetssikring og forankring av leveransene. Formell organisering er et annet tiltaksområde. Her har det vært viktig å etablere møteplasser for og ansvarliggjøring av viktigste premissgivere for anskaffelsen, samt sikre løpende kvalitetssikring av gjennomføringsprosess.

En vellykket anskaffelse krever best mulig samspill mellom kunde og leverandør. ”Konkurransepreget dialog” ble av den grunn valgt som anskaffelsesmetode for å sikre en god forståelse for oppgaver knyttet til leveransene hos viktigste involverte parter, både på leverandørsiden og hos de ulike aktørene på kundesiden.

For bl.a. å forebygge innelåsning til én leverandør, gi fleksibilitet i forhold til senere utlysinger, samt gi mulighet for å velge en miks av spissede nisjeleverandører ble det lagt ut tre kontrakter for anbud:

• Videreutvikling av løsning
• Applikasjonsforvaltning
• Drift

Av hensyn til fleksibilitet i forhold til fremtidige behov ble det i tillegg valgt å inngå fastprisavtale på kun et nødvendig minimum av løsning, og så tilbud på resterende deler som opsjoner. Opsjoner utløses basert på samfunnsøkonomiske nyttekostnadsvurderinger.