ERP-løsning

Erfaringsbeskrivelse

Erfaringsbeskrivelse

Prosjektet startet med å utarbeide lik økonomimodell for de tre kommunene. For å oppnå målsettingen med prosjektet var dette nødvendig. Oppstarten av prosjektet var krevende ved at kommunene hadde ulik kultur for prosjektgjennomføring og involvering i tillegg til at oppbygging av løsningen var krevende. Prosjektdeltakerne forventet at leverandør skulle komme med forslag, mens flere av konsulentene hos leverandør mente kommunene skulle beskrive hvordan de ønsket at løsningen skulle fungere. Fra å arbeide med stormaskinløsning med lite fleksibilitet medførte dette stor overgang for mange av prosjektdeltakerne. Etter hvert som løsningsbeskrivelsene kom på plass viste det seg at den nye versjonen inneholdt mange feil. Mengden kritiske feil var stor, og det måtte lages workarounds i påvente av senere servicepack og patcher som skulle løse disse.

Fakturering, ble satt i produksjon iht en krevende framdriftsplan. Produksjonssetting gikk ikke direkte på skinner, men problemer ble løst fortløpende takket være en dyktig konsulent hos leverandør i godt samspill med egne folk.

Økonomi, kom også i drift iht plan. Problemer som oppsto var først og fremst at vi fikk alt for mange barnesykdommer i fanget de første månedene etter oppstart i en helt ny, og tydeligvis altfor dårlig testet, web-versjon.

Lønn, hvor man gikk fra et teknisk gammeldags, men funksjonelt skreddersydd system for komplekse kommunale lønnsforhold, til et generelt lønnssystem med stor fleksibilitet og desto større krav til egeninnsats og oppsettvalg. En svært krevende overgang for våre lønnsmedarbeidere. Det ble også skifte av delprosjektledere både hos leverandør og kunde. Vi opplevde at leverandørens konsulenter både hadde for dårlig og for begrenset kompetanse.

Kommunene måtte bruke mye ressurser på manuell oppfølging, både administrativt og teknisk. Noe som har kostet kommunene et vesentlig beløp i overtid. Det var forståelse mellom kommunene og leverandør om dette, og det ble gitt en tilfredsstillende kompensasjon fra leverandørens side.

Det er utarbeidet gevinstrealiseringsrapport som viser hva som er gevinsten så langt, og hvilke områder det er mulighet å hente ut flere gevinster.

Oppsummert kan vi si at innføringsprosjektet har vært lengre, mer ressurskrevende og til dels mer smertefullt enn forutsatt. Samtidig har vi økt kompetansen i kommunene, fått til gode samarbeidsrelasjoner og fått på plass et ERP-system som er framtidsrettet og dynamisk med mange muligheter. Det gjenstår fortsatt en stor jobb før systemet kan benyttes optimalt, og det antas at når dette er oppnådd vil det foreligge betydelige gevinster på alle gevinstdimensjonene. I dag er alle fornøyde med løsningen, og oppfølging fra leverandør fungerer godt.

Viktigste erfaringer

1. Hvis løsningen er ny, eller det er en ny versjon av eksisterende løsning, få leverandør til å beskrive hvor store endringene er. Er det noen som har tatt i bruk løsningen? Påse at alle tekniske tester blir gjennomført, og ikke godkjenn noe før skriftlige tester er mottatt og kan verifiseres.

2. Ved flere aktører/samarbeidsparter på kundesiden, beregn bedre tid på alle prosjektfaser. Samarbeid tar mer tid.

3. Lag en god kravspesifikasjon, og sørg for at alle kontrakter er underskrevet før oppstart av prosjektet.

Prosjektinformasjon- og beskrivelse

Innføring av ny ERP- løsning (økonomi/lønn/fakturering) i 3 kommuner. Kommunene hadde stormaskinløsning for ERP, og prosjektet hadde som oppdrag å implementere lokal løsning. Flertallet av brukerne brukte karakterbasert versjon, og skifte av løsning medførte overgang til windows /web.

Prosjektet var et interkommunalt samarbeid mellom kommuner av ulik størrelse og ulike kulturer for prosjektgjennomføring, involvering og medbestemmelse. Prosjektorganisering bestod av styringsgruppe, interkommunal prosjektleder, koordineringsgruppe og delprosjekt på fagområdene: økonomi, fakturering, lønn og personal. Det ble også innført tilleggsløsninger og integrasjoner mot flere fagsystem.