Felles sak- og arkivløsning

Erfaringsbeskrivelse

Erfaringsbeskrivelse

Avvik i leveransen i forhold til inngått kontrakt. Styringsgruppa har holdt tilbake 70% av kjøpesummen, samt vedlikeholdskostnadene, inntil leverandøren har fått godkjent akseptansetesten. Leverandøren krevde å få utbetalt restbeløp og vedlikehold, siden løsningen i all hovedsak var levert og i bruk. DDV har hele tiden stått fast på sitt standpunkt, med ryggdekning i gjeldende bestemmelser i kontrakten (Statens standard).

Viktigste erfaringer

1. Stor fordel med en grundig prosess og en systematisk metode for utarbeidelse av konkurransegrunnlag og inngåelse av kontrakt. (Leverandørene lover fortsatt mer enn de kan holde)
   DDV benyttet bistand fra KS og innkjøpssamarbeidet på Agder (OFA) til å understøtte prosess og metodikk.

2. Viktig med tilstrekkelige ressurser til prosjektstyring og ledelse.
   Styringsgruppa tok aktivt del i prosessen med å følge opp avvik i leveransen. I tillegg leide styringsgruppa inn bistand til prosjektledelse, helt frem til leveransen var komplett. Tilbakeholdelse av betaling et avgjørende virkemiddel for å komme i mål.

3. Leverandørens prosjektleder og kvalitetsansvarlig må ta aktivt del i kontraktsavklaringene, slik at man sikrer en enda bedre felles forståelse av hva som skal inngå i leveransen.
   Noen av årsakene til at det oppstod uoverensstemmelser om innholdet i leveransen, var mangel på kontinuitet i prosjektledelsen hos leverandør (særlig prosjektleder, men også prosjektansvarlig)

 
Prosjektinformasjon og -beskrivelse

Innføring av felles sak/arkivløsning for Det Digitale Vestre Agder (DDV), kommunene Audnedal, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Mandal, Marnardal, Sirdal og Åseral.