Ny kommuneportal/hjemmeside

Erfaringsbeskrivelse

Erfaringsbeskrivelse

Forprosjektet avdekket at det var mye å hente på å tenke integrasjon og automatikk, standardisering, og bedre teknofunksjonell støtte for arbeidsprosesser relatert til publisering og vedlikehold av informasjon på hjemmesiden. Det var derfor en enkel beslutning å initiere selve prosjektet.

I prosjektet avdekket anbudsprosessen stor forskjell mellom kvalitet og pris; det kom klart frem at det er liten sammenheng mellom hva som leveres og økonomien rundt det.

Design- og utviklingsfasen er gjennomført med leverandøren. Leverandøren synes å være dyktig på funksjonell tilnærming – alle våre krav og innspill har blitt ivaretatt og løst. Leverandøren har imidlertid ikke overholdt tidsfristene fullt ut. I realiteten har ikke det medført forsinkelse av lanseringstidspunktet.

Sørum kommune satser på lansering i oktober 2009, etter et ca 5 måneder langt prosjektløp, hvorav ca 2 måneder har vært relatert til selve implementeringsfasen.

Evaluering gjenstår følgelig, men gevinstrealiseringen er allerede kartlagt. En rekke arbeidsprosesser er nå automatisert ved hjelp av integrasjoner mot kommunens telefonisystem, saks- og arkivsystem og andre interne fagsystemer. I tillegg har hjemmesiden fått et vell av ekstra funksjonalitet uten at årlige driftsutgifter har økt i forhold til eksisterende løsning.

Viktigste erfaringer

1. Klare strategier (IKT-strategi, kommunikasjonsstrategi) gir en veldig god forutsetning for prosjektgjennomføring. Ved at strategiene er diskutert i ulike lederfora så er tiltaket kjent, og sikret nødvendig støtte på alle nivåer.
2. En gjennomtenkt og tydelig kravspesifikasjon reduserer diskusjoner og uklarheter i leveransen.
3. Anbudsprosessen som var basert på en omfattende kravspesifikasjon, avdekket ingen direkte økonomiske fordeler med å velge et tilbud basert på åpen kildekode.
4. Integrasjoner forutsetter høy kvalitet på de systemene hjemmesiden skal integreres mot, og forutgående kvalitetssjekker er avgjørende. Dette gjelder for eksempel telefonisystemene (ansattelister), og saks- og arkivsystemer (konvertering til PDF, opplastning av vedlegg).

Prosjektinformasjon og -beskrivelse

Eksisterende løsning var basert på EPiServer v4. Forprosjektet avdekket at ut fra en begrenset økonomisk ramme, og med et høyt ambisjonsnivå, var kommunen best tjent med å fase ut EPiServer til fordel for annen CMS-løsning. Anbudsprosess ble gjennomført som resulterte i valg av  leverandør for ny løsning. 

Prosjektgjennomføring består av flere faser. Første fase resulterer i en realisering av ny hjemmeside med et definert sett elektroniske tjenester. Andre fase resulterer i en komplettering av elektroniske tjenester og ytterlig funksjonalitet.

Prosjektet har fått støtte fra tiltakspakken som DIFI forvalter. Argumentasjonen i prosjektsøknaden relaterte seg spesielt til utvikling av et referansenettsted for LOS (Informasjons- og navigasjonsstruktur for offentlige tjenester, http://los.difi.no/).