Virksomhetsportal

Erfaringsbeskrivelse

Erfaringsbeskrivelse

Prosjektet ble startet opp sommeren 2004. Bakgrunnen var behovet for å skifte ut tilsynes daværende løsning for internett og intranett. I tillegg var det ønske om funksjonalitet for saksbehandlerstøtte, som ledd i overføring av kompetanse fra tilsynets organisasjon i Oslo til ny organisasjon og nye medarbeidere i Bergen.

Kravspesifikasjon ble utarbeidet høsten 2004/ våren 2005, og involverte store deler av organisasjonen i Oslo. Etter offentlig utlysning ble det inngått kontrakt med leverandøren i august 2005. Tilsynet benyttet ekstern teknisk og juridisk bistand i denne prosessen.

Samarbeidet med leverandøren i de innledende fasene av leveransen gikk bra, og intranettdelen ble levert og produksjonssatt som planlagt. Det skulle imidlertid vise seg at integrasjon mellom portalen og ePhorte var en utfordring, og reiste tekniske og sikkerhetsmessige problemstilinger av en slik art at tilsynet ikke kunne godkjenne leveransen sommeren 2006. Tilsynet holdt på dette grunnlaget igjen deler av kontraktsbeløpet. Gjennom forhandlinger høsten 2006 ble det oppnådd enighet med leverandøren om utbedring av de tekniske og sikkerhetsmessige manglene, og samtidig ble internettdelen satt i produksjon i januar 2007. Testing etter levering viste imidlertid at tilsynets påpekning av sikkerhetsmessige mangler ved integrasjonen mellom portalen og ePhorte ikke var løst.

Konkurransetilsynet har frem til høsten 2009 benyttet internett og intranettdelen av leveransen, men saksbehandlerdelen er ikke tatt i bruk. I denne perioden har tilsynet og leverandøren hatt løpende diskusjoner med sikte på å komme frem til en løsning, og dette har påført tilsynet betydelige utgifter til ekstern teknisk og juridisk bistand. Leverandøren har i dialogen vist liten vilje til å gå inn i reelle diskusjoner om det tilsynet erfarte som tekniske svakheter ved løsningen, men har valgt et juridisk løp med fokus på kontraktsmessige forhold.

Konkurransetilsynet valgte våren 2009 å stevne leverandøren for retten, med krav om heving av avtalen. Rettslig forliksbehandling sommeren 2009 førte ikke frem.  Før rettsforhandlingene startet inngikk imidlertid partene et forlik. Avtalen innebærer bl.a. at portalen tas ut av produksjon årsskiftet 2009/ 2010. Konkurransetilsynet har våren 2009 tatt i bruk en ny internettløsning, og nytt intranett er under utvikling og vil bli tatt i bruk i november 2009.

Viktigste erfaringer

1. Et prosjekt av denne typen er organisasjonsutvikling i like stor grad som det er et IT-prosjekt. Organisatorisk eierskap og ledelsesforankring er derfor særlig viktig for et godt resultat. Prosjektet hadde et klart mål knyttet til intern kompetanseoverføring, og ble startet på et tidspunkt hvor organisasjonen stod overfor store ledelsesmessige utfordringer. Det var derfor utfordrende å få tilstrekkelig ledelsesfokus på prosjektet i konkurranse med alle de andre viktige oppgavene som skulle løses i forbindelse med flyttingen av tilsynet. Samtidig var det en utfordring å opprettholde tydelig eierskap til prosjektet, idet nøkkelmedarbeidere som hadde vært med på å starte prosjektet etter hvert sluttet, og ble erstattet med nye, som ikke nødvendigvis følte samme forpliktelse til de prioriteringene som var gjort tidligere. At de IT-tekniske løsningene ikke falt på plass som forutsatt gjorde ikke den organisatoriske delen av prosjektet lettere. Erfaringene fra prosjektet er imidlertid nyttige, og danner mye av grunnlaget for det videre arbeidet med effektivisering av saksbehandlingen i Konkurransetilsynet.

2. Kravspesifikasjonen inneholdt i liten grad tekniske krav, men fokuserte på funksjonelle krav til løsningen. Kunden må kunne legge til grunn at leverandøren tar eierskap til, og velger de tekniske løsningene som oppfyller kontraktens krav, herunder elementære krav til sikkerhet og ”best practice”, såfremt leverandøren ikke har tatt forbehold om dette i kontrakten. Dette var også et vesentlig moment i forhold til valg av leverandør. En liten kunde som Konkurransetilsynet vil normalt ikke besitte omfattende teknisk kompetanse, og må kunne stole på at leverandøren velger de riktige tekniske løsningene, og tar ansvar for at løsningen virker som forutsatt.

    

   I denne saken ble Konkurransetilsynet påført en tung bevisbyrde ved at leverandøren unnlot å ta eierskap til at løsningen fungerte, og dette påførte tilsynet betydelig kostnader i form av ekstern teknisk og juridisk bistand, i tillegg til de interne kostnadene og stor organisatorisk frustrasjon over en lang periode.

3. Det offentlige kjøper IT-tjenester for store beløp, men fordelt på mange store og små virksomheter. Det er viktig at offentlige virksomheter fremstår som profesjonelle og krevende kunder, men når en liten kunde med begrensede ressurser og kompetanse møter en leverandør som har tilgang på store tekniske og juridiske ressurser, så kan det ofte være vanskelig for kunden å vinne frem.

    

   Konkurransetilsynets erfaringer fra dette prosjektet tilsier at det ville vært en stor fordel om det på sentralt hold eksisterte et kompetansemiljø, hvor små og store offentlige virksomheter kunne få tilgang på erfaringer og bistand i forbindelse med anskaffelse og gjennomføring av IT-prosjekter. På denne måten ville offentlige virksomheter som kunde fremstå med større tyngde i forhold til leverandørsiden. Dette gjelder i alle faser av prosjektet, men er særlig viktig i prosjekter hvor det oppstår problemer underveis, og som ofte krever omfattende teknisk og juridisk bistand for å komme i havn.

Prosjektinformasjon- og beskrivelse

Anskaffelse av virksomhetsportal for å effektivisere saksbehandling og informasjonsutveksling internt. Flyttingen av Konkurransetilsynet til Bergen reiste store behov for kunnskapsoverføring mellom erfarne og nyansatte medarbeidere.

Hovedelementene i løsningen var:

1. Ny internettløsning
2. Ny intranettløsning, herunder:
3. Funksjonalitet for saksbehandlingsstøtte og arbeidsflyt, med integrasjon mot tilsynets saksbehandlingssystem

Etter et grundig forprosjekt, kravspesifikasjon og offentlig utlysning ble det inngått kontrakt med leverandøren i august 2005. Løsningen skulle etter planen være ferdig og settes i produksjon sommeren 2006. Intranettløsningen ble tatt i bruk våren 2006 som planlagt, og internettløsningen ble satt i produksjon i januar 2007, mer enn et halvt år etter planen. Saksbehandlingsmodulen med integrasjon mot ePhorte har aldri blitt satt i produksjon på grunn av uenighet med leverandøren om det tilsynet oppfatter som alvorlige sikkerhetsmangler ved leveransen.

Konkurransetilsynet og leverandøren har, etter lange forhandlinger og rettslig stevning, kommet frem til en minnelig løsning sommeren 2009. Avtalen innebærer bl.a. at den leverte løsningen tas ut av produksjon årsskiftet 2009/ 2010.  Konkurransetilsynet har våren 2009 tatt i bruk en ny internettløsning, og nytt intranett er under utvikling og vil bli tatt i bruk i november 2009.