Bedre samordning og styring av IKT-prosjekter i staten i Danmark og Norge

2. september arrangerte Difi og FAD et åpent møte med fokus på styring av statlige IKT-prosjekter.  Jens Nørve, Difi, ønsket velkommen og gav en introduksjon til utfordringene vi står ovenfor knyttet til digitalisering og gjennomføring av IKT-prosjekter i offentlig sektor. Lars Frelle-Petersen fra det danske Finansministeriet, orienterte om den danske utredningen om IKT-prosjekter i offentlig sektor, funn og hvilke grep danskene vil ta for å møte utfordringene. Peder Berg fulgte opp med å orientere om erfaringer fra KS1 og KS2, samt det videre arbeidet.

Danske myndigheter er opptatt av å effektivisere offentlig forvaltning og ta i bruk digitale løsninger så langt som mulig for å forbedre og effektivisere tjenestetilbudet. Imidlertid møter mange IKT-prosjekter på store utfordringer, og danske myndigheter bestilte IT-utredningen for å se nærmere på utfordringer og løsninger.

Bakgrunnen for utredningen var at:

Den gjennomsnittlige danske statsinstitusjon er ganske liten, og har utfordringer med å håndtere IKT.

Undersøkelsen gav 3 hovedfunn:
Den avdekket manglende prosjektmodenhet, til tross for dette ble det gjennomført komplekse IKT-prosjekter. Der er en omfattende bruk av eksterne konsulenter, men det utvikles ikke intern erfaringsoppsamling i tilstrekkelig grad.  Det er få karriereveier for prosjektledere innen offentlig sektor. Dyktige prosjektledere blir ofte linjeledere og dermed bygges det ikke opp prosjektlederkompetanse i organisasjonen.

Det gjennomføres risikofylte prosjekter, ofte med uprøvd teknologi, der tas ofte ikke nødvendige forhåndsregler for å håndtere risiko, samt manglende kobling mellom risiko og budsjett.

Der er utfordringer i samarbeidsrelasjonene mellom kunde og leverandør. Leverandørene opplever at anbudssystemene anvendes for rigid ved at det offentlige skriver for detaljerte kravspesifikasjoner og manglende mulighet for dialog, mens det offentlige opplever at leverandørene lover mer enn de kan holde.

Rapporten peker på at det må være en målsetning med økt profesjonalisering av IKT-prosjekter i staten, og har besluttet å innrette tiltakene på 3 hovedområder:

      kompetanseløft og felles metoder, fokus på risikofylte IKT-prosjekter, bedre samarbeid mellom leverandører og rådgivere.

      Kompetanseløft og felles metoder

Formålet er å øke prosjektmodenheten i staten, og det anbefales:

En prosjektmodell for ikt-prosjekter i staten
Felles kompetanseutviklingsmodell
Etablering av et ”Ministeriernes projektkontor”
Felles prosjektleder- og ressursenhet
Samt videreutvikle businesscasemodellen som har vært obligatorisk for alle statlige IKT-prosjekter over til 10 mill. dkr

      Økt fokus på styring av risikofylte it-prosjekter

IKT-prosjekter i statlig sektor i Danmark skal bygge på 5 strategiske prinsipp:

1. Staten skal være ambisiøs mht digitalisering av offentlig sektor, men skal kun gå først i umodne tekniske løsninger der det er særskilte grunner.
2. Alle innkjøpte eller utviklede løsninger skal gjenbrukes i størst mulig omfang.
3. Kun prosjekter med klart beskrevne omkostninger, gevinster og effekter gjennomføres.
4. Prosjektene deles opp i mindre og selvstendige verdiskapende deler, som besluttes og gjennomføres uavhengig av hverandre.
5. Prosjektene gjennomføres med felles metoder og kvalifiserende ressurser, slik at alle prosjekter har et passende modenhetsnivå.

Der skal og opprettes et statlig it-prosjektråd, for alle IKT-prosjekter over 10 mill DKR skal der utarbeides en risikoprofil, og prosjektenes risikovurderinger skal kobles tettere til de økonomiske konsekvenser. Der skal være en ekstern gjennomgang av IKT-prosjektene.

      Bedre samarbeid med leverandører og rådgivere.

En forbedring av samarbeidet med leverandører og eksterne rådgivere skal skje gjennom:

Løpende evaluering av leverandører og rådgivere
Mindre omfattende kravspesifikasjoner
Katalog om mulighetene for dialog under EU’s anskaffelsesregelverk.

Peder Berg fra Finansdepartementet fulgte opp med å orientere om Finansdepartementets arbeid og videre prosess med kvalitetssikringsordning for store investeringer i staten (KS1 og KS2). Selv om den økonomiske situasjonen i Norge er bedre enn i mange andre land er det likevel viktig å ha fokus på effektivisering av offentlig sektor og bedring av tjenestetilbudet.  Det kan være vanskelig å motivere til nøysomhet i en tid av overflod, likevel er det viktig og ikke utvikle dårlige holdninger som vil bli en utfordring når ikke de økonomiske rammebetingelsene ikke er like gunstige som nå.

Berg understreket at store prosjekter må ha politisk forankring, og antydet at det i større grad vil bli foretatt evalueringer av prosjektene som har vært gjennom kvalitetssikringsordningen. Blant annet er effektevaluering av prosjekter er noe departementet vil ha fokus på. Det samme gjelder resultatevaluering og prosessevaluering.  Der er og avdekket manglende kompetanse i estimatvurdering, noe som gjør at store IKT-prosjekter ofte underfinansieres.

Innleggene ble fulgt opp med spørsmål og kommentarer fra salen. Flere av innleggene/spørsmålene fra salen fremhevet ønsket om å få hjelp og bistand fra sentralt hold, og ikke bare pålegg og revisjon.

Se og Teknisk Ukeblads omtale av møtet.