Bakgrunnen for møtet var at virksomhetene den senere tid hadde tatt kontakt med Difi angående deres arbeid med Prosjekt-, program- og porteføljestyring (PPP). Difi ønsket å benytte anledningen til å koble miljøer som i større eller mindre grad har hentet inspirasjon fra Prosjektveiviseren.no til å utvikle egne prosjektmodeller. Gjennom diskusjoner og presentasjoner ønsket Difi å skape en arena for erfaringsutveksling og læring.
Difi har også nylig gjennomført en intern evaluering av Prosjektveiviseren. I den forbindelse ønsket Difi å få innspill til det videre arbeidet med Prosjektveiviseren.no.
Konklusjonen etter samlingen var at det hadde vært lærerikt og nyttig. Presentasjonene og diskusjonene viser at det er et stort potensial i å lære fra hverandre. Det ble også uttrykket et ønske om flere fysiske møteplasser.
Difi vil om kort tid ta kontakt med øvrige miljøer som har vært involvert i arbeidet med Prosjektveiviseren for å innformere om fremtidige planer og nettverksaktiviteter.
Følgende var tilstedet på møtet:
- Sverre Berg - Direktoratet for økonomistyring
- Bjørn Kopperud - UNINETT
- Morten Møllersen - Utlendingsdirektoratet
- Janne Roven - Utdanningsdirektoratet
- Unni Jordet - Lånekassen
- Jens Nørve - Difi
- Morten Skodbo - Rambøll Management Consulting
Referat fra møtet
Jens Nørve innledet møte med en kort status om arbeidet med Prosjektveiviseren og fagområdet prosjekt, program og porteføljestyring (PPP). Nørve informerte om at Prosjektveiviseren i løpet av våren 2011 har blitt evaluert av en intern arbeidsgruppe. Evalueringen konkluderer med at Prosjektveiviseren åpenbart har møtt et behov i offentlig sektor. Selv om dagens Prosjektveiviser i varierende grad er i bruk, har den satt et viktig tema på agenden. Videre sier evalueringen at Prosjektveiviseren representer starten på en satsning, og at videre arbeid må innebære en tydeliggjøring og spissing av satsningen. Difi er nå inne i en prosess hvor videre arbeid planlegges.
Prosjektstyring i Lånekassen
Lånekassen har i dag et stort fornyelsesprogram med flere pågående prosjekter. For fornyelsesprogrammet er det etablert felles metodeverk, men for små og mellomstore prosjekter er det uttrykt behov for bedre tilgjengeliggjøring og tilrettelegging av praktiske, prosjektfaglige og administrative metoder for prosjektgjennomføring. Det er behov for å tydeliggjøre ansvar, etablere struktur og rutiner for å kunne etablere styringsmekanismer for prosjekter.
Med dette som bakgrunn er det igangsatt et arbeid som skal etablere sjekklister, rutiner, maler og metoder for start, gjennomføring og avslutning av prosjekter. Disse skal i stor grad baseres på beste praksis der det finnes, og benytte tidligere prosjekterfaringer samt tilrettelegge arenaer for læring og kompetanseoverføring. En felles prosjektmodell er under utarbeidelse. Denne bygger på konkrete behov og andre modeller, bl.a. hentet fra Prosjektveiviseren.no
Prosjektstyring i Utlendingsdirektoratet
For å profesjonalisere arbeidet med IT i utlendingsforvaltningen har UDI etablert metoder for hvordan virksomheten skal jobbe med porteføljestyring, systemutvikling og systemforvaltning. Metodene beskriver hva som skal gjøres, hvem som er ansvarlig og hvilke resultater som skal produseres. Metodene eies av UDI og forvaltes av Avdeling for elektronisk forvaltning på vegne av UDI. De inngår som element i den helhetlige virksomhetsstyringen i direktoratet. Alle nye prosjekter skal følge dette rammeverket fra dagens tidspunkt. Rammeverket ligger ute på nett tilgjengelig for alle. Her kan man finne veiledning, maler samt kursmateriell for opplæring. Innføringen av metodeverket har gjort at man nå har ryddigere prosesser, bedre kontrakter og smidigere prosjektgjennomføring. En overordnet presentasjon av UDI’s rammeverk finnes til i menyen til høyre og på følgende adresse http://www.udi.no/proff.
Prosjektstyring i Direktoratet for økonomistyring
Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har de siste seks måneder etablert et prosjektrammeverk som skal benyttes i alle interne prosjekter. Rammeverket består av klart definerte faser, beslutningspunkter, aktiviteter og maler. I likhet med Prosjektveiviseren har DFØ blant annet hentet inspirasjon fra prosjektrammeverket Prince2. Hovedfokuset i modellen er på de innledende fasene i et prosjektforløp, og spesielt i forhold til gevinster, risiko og ledelsesforankring. Rammeverket baseres på en klar definisjon av hva et prosjekt er. Dette har resultert i at enkelte oppgaver som var tenkt som prosjekter er plassert i linjen. Det arbeides nå med å etablere et tilsvarende rammeverk for porteføljestyrig. Det ble understreket at sterk ledelsesforankring har vært en avgjørende suksessfaktor for arbeidet med å etablere et felles prosjektrammeverk. En overordnet presentasjon av DFØs rammeverk finnes til i menyen til høyre. Det presiseres at representanten fra DFØ gav sine personlige synspunkter på temaene og at synspunktene dermed ikke i kan betraktes som DFØ's som sådan.
Prosjektstyring i Utdanningsdirektoratet
Utdanningsdirektoratet (Udir) har utarbeidet et utkast til felles prosjektmodell, som beskriver obligatoriske faser og beslutningspunkter for alle prosjekt som skal gjennomføres.
Udir er nå i gang med å forankre modellen i virksomheten gjennom møter med ledere og ledergrupper. Udir har vektlagt at modellen skal være enkel å forstå og lett å ta i bruk. Modellen er tilgjengeliggjort i sin helhet på direktoratets intranett hvor brukere enten kan klikke seg inn på enkelt aktiviteter eller hente ut modellen i sin helhet i form av en samlet prosjekthåndbok. Det er også utarbeidet maler med inspirasjon fra Prosjektveiviseren.no. En overordnet presentasjon av utkast til Udirs rammeverk finnes til i menyen til høyre.
Prosjektstyring i UNINETT
UNINETT ferdigstilte sin felles prosjektmodell august 2010. UNINETT hadde da brukt ca 6 måneder på å utvikle et prosjektrammeverk som skal benyttes i alle prosjekter. Rammeverket innholder klare fasebeskrivelser og tre beslutningspunkter hvor det kreves en særskilt godkjennelse før prosjektet kan gå videre. Beslutningen om å starte et prosjekt tas av toppledergruppen. Prosjektmodellen understøttes av et planweb hvor alle dokumenter som er utarbeidet i forbindelse med prosjekter tilgjengeliggjøres for alle.
UNINETT fokuserer nå på etterlevelse i virksomheten, spesielt blant prosjekteiere. I den forbindelse har UNINETT i snart to år gjennomført seminarer med prosjekteiere. UNINETT bruker ca 750 000 på forvalting av prosjektfaget, samt ca 600 - 700 timer i tilegg på kurs og opplæring. En overordnet presentasjon av UNINETTs rammeverk finnes til i menyen til høyre.
Lånekassen