Forstudie

Nøkkelprosesser

• Etablering av vurderingsgrunnlag
  I forstudiet skal den nedsatte prosjektgruppe arbeide dedikert med å utarbeide dyptgående analyser som kan danne grunnlag for beslutning om prosjektets gevinstpotensial kontra investeringen prosjektet krever.
  
  Det er viktig å få dratt inn nøkkelpersoner i organisasjonen i analysearbeidet, og sikre at beslutningstagere, brukere, prosjektmedarbeidere osv. også blir tatt med i denne fasen. Dette skal være med på å sikre forankring og eierskap gjennom hele prosjektet, og i til slutt resultere i suksessfull gevinstrealisering.
• Planlegging av prosjektet
  Forstudiet inneholder en stor del prosjektplanlegging. Planlegging av prosjektet er tett forbundet til den overordnede analysen av et prosjekts Business Case (kost-nytte). Detaljert planlegging er en ingrediens i å kunne vurdere et prosjekts positive eller negative Business Case ved at en detaljert planlegging illustrerer hvilke ressurser, økonomi, risikoer mv. som vil være tydelige i prosjektforløpet.
  
  Planlegging er derfor en viktig prosess tidlig i et prosjekt. Det er likevel viktig å fremheve at et prosjekt ikke kan detaljplanlegges fullt ut fra starten.
• Dialog med interne og eksterne organisasjoner
  I prosjektarbeidet er det viktig at det kartlegges om et gitt prosjekt kan dra nytte av allerede opplevde erfaringer både internt i organisasjonen og fra eksterne organisasjoner, samarbeidspartnere, brukere, innbyggere osv. Det er viktig at det etableres dialog med relevante interne og eksterne organisasjoner etc. i løpet av prosjektets forløp, både i forhold til erfaringsoppsamling og også i stor grad i forhold til å etablere samarbeid med andre interessenter som har grenseflater til det gjennomførte prosjekt.

Gode råd

1. Vurder hvilken prosjekttype det er snakk om – er det et teknologiprosjekt, forandringsprosjekt, innovasjonsprosjekt eller noe helt annet? Hvilke karakteristika somtillegges prosjektet har stor innflytelse på hvordan en bør tilnærme seg prosjektet?

2. Vurder hvilken type prosjektmodell som skal anvendes til prosjektet. Dette kan bl.a. vurderes i forhold til prosjekttypen.

3. Tildel ansvar for risikostyring og gevinstrealisering. Overordnet vil det være styringsgruppens leder som er den hovedansvarlige for en aktiv risikostyring gjennom prosjektet, og at de ønskede gevinstene høstes gjennom prosjektet og etter at det er avsluttet.

4. Gjennomfør en detaljert interessentanalyse. På bakgrunn av interessentanalysen skal det utarbeides en kommunikasjonsplan for hvor, hvordan, og hvor ofte de enkelte interessenter skal kommuniseres med.

5. Gjennomfør en modenhetsanalyse som kartlegger om det internt i organisasjonen finnes ressurser som kan gjennomføre prosjektet, og likeledes om organisasjonen etterfølgende evner å ta prosjektets leveranser i bruk.

6. Mange prosjekter medfører store forandringer i organisasjonen. Det er derfor en god idé å dedikere en endringsagent tidlig i prosjektforløpet, så det skapes ansvar for håndtering av forandringer i organisasjonen.