Implementering og overlevering

Nøkkelprosesser

• Overlevering til basisorganisasjon
  Det skal sikres en formalisert prosess i forbindelse med overlevering av prosjektets produkter til basisorganisasjonen.
  
  Prosjektorganisasjonen er en midlertidig nedsatt gruppe som skal levere et avtalt produkt - oftest til driftsorganisasjonen. Prosjektorganisasjonen er i mange tilfeller ikke selv brukere av det leverte produkt, og det er derfor viktig å sikre at det skjer en overlevering av produktet til de ansvarlige. Overleveringen skal sikre at de rette personer ansvarliggjøres og tildeles eierskap for prosjektets produkter, og likeledes at basisorganisasjonen er utstyrt til å motta produktene.
  
  Det er viktig å fokusere på at det både skal skje en overlevering til forretningsorganisasjonen (f.eks. en fagavdeling) så vel som IT-organisasjonen.

• Implementering
  Det skal gjennomføres en strukturert og formalisert implementeringsprosess som bygger på den tidligere utførte implementeringsplanen. Dette skal foregå via tett samarbeid og koordinering mellom prosjektorganisasjonen og basisorganisasjonen.
  
  Tidlig i et prosjektforløp er det viktig å planlegge en implementering av prosjektets produkter. Dette krever et tett samarbeid med basisorganisasjonen i forhold til å få inngått klare avtaler, og få modnet og klargjort basisorganisasjonen slik at det rette grunnlag er skapt for basisorganisasjonen til å motta og anvende prosjektets leveranser.
  
  Tidlig i prosjektforløpet må det legges klare og realistiske implementeringsplaner, som er avstemt med basisorganisasjonen. Man må inngå forpliktende avtaler med basisorganisasjonen om eventuelle ressursbelastninger i implementeringsperioden.
  
  Det er viktig at prosjektorganisasjonen og basisorganisasjonen arbeider tett sammen, og ikke anser prosjektet som suksessfullt levert før en avtalt løsning er implementert i basisorganisasjonen. Implementering og vellykket igangsetting av et prosjekts leveranser er et felles ansvar for prosjekt- og basisorganisasjonen.

Gode råd

1.   Gi basisorganisasjonen opplæring i å bruke prosjektets leveranser, og sikre et sterkt samarbeid mellom basisorganisasjonen og prosjektorganisasjonen gjennom hele prosjektets løpetid.

2.   Få forankret prosjektets leveranser hos ledelsen i basisorganisasjonen så det etableres eierskap for løsningen.

3.   Hold fokus på at det er forskjell på idriftsettelse av en prosjektleveranse og om den blir tatt i bruk. Prosjektet oppnår ikke gevinster ved kun å oppnå idriftsettelse av en prosjektleveranse. Verdi skapes når organisasjonens tar i bruk leveransen.

4.   Det skal defineres en governancestruktur som sikrer at prosjektleveransen etter implementering driftes og styres hensiktsmessig.