Styringsdokument
Formålet med styringsdokumentet er å definere prosjektet, danne grunnlaget for riktig prosjektledelse og vurdere om det totalt sett blir vellykket. Styringsdokumentet peker ut retningen og omfanget for prosjektet og danner “kontrakten” mellom prosjektlederen og prosjekteieren/prosjektstyret.
De tre hovedmåtene å bruke styringsdokumentet på er:
- Sikre at prosjektet har et sunt grunnlag før prosjektstyret blir bedt om å gjøre noen viktige forpliktelser i prosjektet
- Fungere som et basisdokument som prosjektstyret kan bruke for å vurdere fremdrift, eventuelle avvik og spørsmål om det pågående prosjektets levedyktighet
- Gir et enkelt referansepunkt til prosjektet slik at personer som kommer inn i prosjektet raskt og lett kan finne ut hva prosjektet gjelder, og hvordan det styres.
Styringsdokumentet er et levende ledelsesprodukt i og med at det bestandig skal gjenspeile nåværende status, planer og kontrollmekanismer i prosjektet. Delproduktene vil måtte oppdateres og fryses på nytt, etter behov, på slutten av fasen, for å gjenspeile nåværende status på sine enkeltdeler.
Styringsdokumentet bør inneholde:
- Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet
- Prosjektets mål
- Beskrivelse av prosjektproduktet – hva prosjektet skal levere
- Interessentoversikt og kommunikasjonsstrategi
- Rammebetingelser for prosjektet
- Organisering, roller og ansvar
- Strategier for gjennomføring/prosjekttilnærming:
- Konkurransestrategi
- Utviklingsstrategi/valg av metode
- Kvalitetsstrategi
- Strategi for implementering og overføring til linjen
- Usikkerhetsstrategi
- Gjennomføringsstrategi
- Konfigurasjonsstrategi
- Prosjektets avhengigheter og forutsetninger
- Prosjektplan
- Faser og hovedleveranser, samordnet med planer for fremskaffelsen av de ulike hovedleveransene.
- Relevant informasjon og erfaringer fra tidligere prosjekter
- Periodisert budsjett og investeringsplan
- Vurdering av prosjektets usikkerheter
- Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer
- Toleranser – tillat avvik fra plan før det må eskaleres til prosjekteier
Det finnes dokumentmaler for alle de viktigste styringsdokumentene.