Anskaffelser i planleggingsfasen

Dersom du har valgt et konsept som omfatter anskaffelser, vil det å lage anskaffelsesdokumentene være en viktig del av planleggingsfasen. Hvordan de skal utformes avhenger av hvilken anskaffelsesprosedyre du velger og hvilke kontrakter du vil bruke.

Publisert: 23. sep 2019, Sist endret: 01. nov 2019

Velge anskaffelsesprosedyre

Når du skal få utviklet en digitaliseringsløsning bør du bruke smidig utviklingsmetodikk og samarbeide tett med leverandøren. Skal du lykkes med det må du være sikker på at leverandøren skjønner hva du har behov for. Derfor må du velge en anskaffelsesprosedyre som gir rom for mye dialog med tilbyderne før du velger leverandør. 

I tabellen nedenfor er de prosedyrene hvor du kan forhandle med leverandøren beskrevet. Alle prosedyrene starter med en prekvalifisering av leverandørene. Det er bare de som blir prekvalifiser, dvs tilfredsstiller de kvalifikasjonskravene du har satt opp, du kan invitere til å levere tilbud. På Anskaffelser.no kan du lese mer om anskaffelsesprosedyrer.

ProsedyreBeskrivelse
Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring 
  • Du kan sette en grense for hvor mange du vil forhandle med på forhånd.
  • Forhandlingene foregår i flere runder. Dersom du vil gjøre endringer i konkurransegrunnlaget underveis, må endringene sendes samtidig til alle leverandørene som deltar
  • Leverandørene må få rimelig tid til å utarbeide revidert tilbud
  • Du tildeler kontrakt til den som har det beste tilbudet
Konkurransepreget dialog
  • Du kan gjennomføre forhandlinger før du starter dialogen, eller si fra i konkurransegrunnlaget at du ikke vil forhandle
  • Dialogen foregår i flere runder og du kan redusere antall deltakere underveis 
  • Du avslutter dialogen når du har funnet frem til løsninger som kan tilfredsstille behovet ditt
  • De resterende deltakerne blir invitert til å levere et endelig tilbud
  • Du kan gjøre avklaringer og forhandle på kontraktsvilkårene i det endelige tilbudet 
  • Du kan betale vederlag eller premie til deltakerne i den konkurransepregede dialogen

 

Konkurranse om innovasjonspartnerskap

 

  • Du starter innovasjonspartnerskapet med forhandlinger som foregår etter reglene for konkurranse med fohandling.
  • Du inngår innovasjonspartnerskap med én eller flere partnere og har mulighet for å redusere antall partnere underveis
  • Du betaler vederlag til de som deltar i innovasjonspartnerskapet
  • Du kan velge om du vil anskaffe det som blir utviklet i innovasjonspartnerskapet dersom de oppfyller kravene du stilte på forhånd, men du er ikke forpliktet til det

Velge kontrakt/avtale

Kontrakten beskriver hvordan løsningen skal utvikles. Statens standardavtaler (SSA) er de mest brukte IT-kontraktene. Det finnes flere ulike SSA-er som kan brukes for å anskaffe utvikling av digitaliseringsløsninger. i tillegg finnes det bl.a. avtaler for vedlikehold, drift og kjøp av skytjenester. På Anskaffelser.no finner du en samlet oversikt over kontrakter til ulike formål 

De ulike utviklingsavtalene skiller seg fra hverandre når det gjelder prosess og metode for hvordan digitaliseringsprosjektet skal gjennomføres. Ansvaret for fremdriften i utviklingsarbeidet er også ulikt fordelt.

Vanligvis vil du trenge en vedlikeholdsavtale for å få nye versjoner av programvaren som digitaliseringsløsningen er basert på, og for å få rettet feil etter at løsningen er ferdig utviklet. Du må inngå vedlikeholdsavtalen samtidig med utviklingsavtalen. 

Tilpasningsavtalen (SSA-T)
Kontrakten inneholder en detaljspesifikasjonsfase og en utviklingsfase. Leveransen kan være oppdelt i delleveranser og disse kan settes i ordinær drift etterhvert. Som kunde deltar du aktivt i detaljspesifikasjonsfasen(e), mens leveandøren gjennomfører utviklingen uten at kunden er involvert. Du kan gjerne bruke smidigmetodikk i spesifikasjonsfasen, men det er leverandøren som har hovedansvar for fremdriften. 

Når leverandøren er ferdig med å utvikle eller tilpasse løsningen skal du teste løsningen og akseptere den før den settes i drift.

Dersom du har valgt delleveranser som settes i drift etterhvert, innebærer det at spesifikasjon, utvikling og akseptansetest foregår i flere omganger. 

Smidigavtalen (SSA-S)
Som kunde jobber du tett sammen med leverandøren gjennom hele utviklingsfasen og smidigmetodikken forutsetter at du legger inn mye ressurser for å gjøre avklaringer og ta beslutninger underveis. Som kunde har du en stor del av ansvaret for fremdriften of du betaler ofte for medgått tid.

Når du bruker Smidigavtalen skal løsningen som utvikles prøves ut av de som skal bruke systemet slik at deres innspill kan tas hensyn til i utviklingen. I tillegg skal du teste løsningen grundig før du aksepterer leveransene. Som i Tilpasningsavtalen kan du velge å ha delleveranser som du akseptansetester og setter i drift etterhvert. <lenke til veledning om smidigavtalen>   

Innovasjonspartnerskapsavtalen
Avtalen er laget for å brukes sammen med prosedyren Konkurranse om Innovasjonspartnerskap. Dette er ikke en SSA-avtale, men den følger samme struktur. Kontrakten tar utgangspunkt i en tilnærming basert på Behov-Løsning-Test og kan gjennomføres med én leverandør eller med flere leverandører i parallell.

Innovasjonspartnerskapsavtalen og smidigavtalen (SSA-S) er laget for innovative utviklingsløp. Begge kontraktene tar utgangpunkt i en behovsbeskrivelse som blir konkretisert og operasjonalisert i løpet av kontraktsperioden. Kriterier for å godkjenne leveransene blir etablert underveis. Som kunde har du en stor del av ansvaret for fremdriften. 

Smidigavtalen er primært rettet inn mot utvikling av en IT-løsning og regulerer godkjenningsprosessen mer detaljert enn innovasjonspartnerkskapsavtalen. Dette betyr midlertid ikke så mye for hvordan du utformer behovsbeskrivelsen.

Vedlikeholdsavtalen (SSA-V)
Avtalen gjelder feilretting og tjenester som er nødvendige for å sikre at digitaliseringsløsningen fungerer sammen med programvare og utsyr som er en del av løsningen. Dette omfatter bl.a. nye versjoner. Vedlikeholdsavtalen begynner vanligvis å løpe når digitaliserings-løsningen er ferdig og blir tatt i bruk.    

Ha dialog med markedet

Når du har jobbet en stund med å spesifisere behovene dine og begynner å få oversikt over hvilke krav du ønsker å stille til leverandørene, bør du gjennomføre en leverandørdialogkonferanse. På konferansen bør du presentere behovene dine knyttet til digitaliseringsløsningen du har tenkt å anskaffe. Deretter har du én til én møter med leverandørene og får tilbakemeldinger på om det er ting du bør vurdere å endre i anskaffelsen. 

Du bør ikke arrangere konferansen før du har forholdsvis god oversikt over hva du skal ha og hvilke krav du ønsker å stille til leverandørene. Du bør også kunne legge frem en realistisk tidsplan for anskaffelsen. Leverandørene deltar i konferansen for å få et inntrykk av om dette er en anskaffelse de bør prioritere å levere tilbud på, og da bør det ikke gå altfor lang tid mellom dialogkonferansen og utlysningen.

På Anskaffelser.no står det noen råd om hvordan du bør gå i dialog med markedet.

Lage konkurransegrunnlag

Når en offentlig virksomhet skal gjøre en anskaffelse er den forpliktet til å sørge for god konkurranse. Reglene for gjennomføring av konkurransen skal fremgå av konkurransegrunnlaget. Det skal det også stå fremdriftsplan for anskaffelsen og hvordan leverandøren kan be om å då delta i konkurransen. 

Konkurransegrunnlaget skal bestå av følgende:

  • Beskrivelse av det du ønsker å kjøpe - hvilket behov det skal oppfylle
  • Kvalifikasjonskrav til leverandøren
  • Tildelingskriterier
  • Hvordan konkurransen skal foregå med viktige datoer og klokkeslett (som ikke fopliktende og kan bli endret)
  • Hvordan leverandøren skal gå frem for å spørre om å få delta i konkurransen
  • Hvordan de leverandørene som blir invitert til å levere tilbud skal levere det inn 
  • Kontrakten som skal benyttes

Lage kravspesifikasjon

Kravspesifikasjonen er en del av konkurransegrunnlaget. I digitaliseringsprosjekter er kravspesifikasjonen stor og kompleks og arbeidet med å utarbeide den blir gjerne håndtert i et eget delprosjekt. Anskaffelsesregelverket stiller en del krav til utformingen av kravspesifikasjonen, blant annet når det gjelder hvilke standarder du har lov til å vise til.

Det er viktig at kravspesifikasjonen ikke er for detaljert. Den bør fokusere på behovet som skal oppfylles og ikke bestå av tabeller med detaljerte krav til hvordan løsningen skal være.  

 

Deldette