Gevinstrealisering i planleggingsfasen

Publisert: 03. Mai 2019, Sist endret: 14. okt 2019

I planleggingsfasen ivaretas gevinstrealisering gjennom at styringsunderlaget som utarbeides legger vekt på prosjektets gevinster både i forbindelse med målbilder, håndtering av endringer og styringsstrategier rundt usikkerhet, kvalitet, osv. I tillegg ivaretas gevinstrealiseringen selvsagt gjennom gevinstrealiseringsplanen.

Gevinstansvarlig - en nøkkelrolle

Senest ved oppstarten av prosjektet bør det pekes ut en gevinstansvarlig som tar ansvaret for at prosjektets gevinster vil bli realisert. Den gevinstansvarlige bør være en linjeleder plassert nærmest mulig den delen av linjeorganisasjonen hvor gevinstene skal realiseres, og kan i mange tilfeller være sammenfallende med prosjekteier. Gevinstene og forutsetningene for realisering av gevinstene skal synliggjøres i beslutningsgrunnlaget, og benyttes i den løpende styringen og oppfølgingen av prosjektet.

Gevinstplanlegging

Et nyttig verktøy i utarbeidelsen av gode nytte/kost analyser og tilhørende gevinstrealiseringsplaner er å benytte gevinstkart. Dette visualiserer sammenhengen mellom de ulike gevinstene som forventes, forutsetninger for at de kan realiseres, samt eventuelle avhengigheter i rekkefølgen gevinstene kan realiseres. Dette gir mer komplette og realistiske nytte/kost analyser og gevinstrealiseringsplaner. Se mer om bruk av gevinstkart i DFØs veileder for gevinstrealisering.

I gevinstrealiseringsplanen beskrives konkrete tiltak for å ivareta gevinstrealiseringen. Dette kan være tiltak som prosjektet gjør, f.eks. knyttet til kommunikasjon med brukerinteressenter, planer for opplæring osv. Gevinstansvarlig bør være direkte involvert i utarbeidelsen av gevinstrealiseringsplanen, slik at nødvendig eierskap til gevinstene samt realisme og gjennomførbarhet i gevinstrealiseringsplanen sikres. Den gevinstansvarlige må også være aktiv videre i prosjektet, spesielt i forbindelse med oppdatering av gevinstrealiseringsplanen. Dersom gevinstene skal realiseres i ulike deler av organisasjonen (eller i flere virksomheter) anbefales å oppnevne gevinsteiere i de ulike delene av linjeorganisasjonen (eller virksomhetene) som eier ulike deler av de planlagte gevinstene. Gevinsteierne har da et distribuert ansvar for sin del av gevinstene, og rapporterer til prosjektets gevinstansvarlige.

Virksomhetsutvikling og omstilling

Digitaliseringsprosjekter er veldig ofte knyttet til virksomhetsutvikling. Gevinstrealisering innebærer derfor ofte endringsprosesser med omorganisering av enheter, roller og ansvarsområder i linjeorganisasjonen. Ansvaret for slike aktiviteter tilhører virksomhetsledelsen. Prosjekteier og gevinstansvarlig har her en viktig rolle som bindeledd mellom prosjekt og linjeorganisasjon.

For å sikre tilstrekkelig motivasjon og endringsvilje hos de ansatte må linjeledelsen på et tidlig tidspunkt informere de ansatte om prosjektet, dets formål og hvilke endringer det vil medføre for den enkelte. Det krever også tilstrekkelig og tidlig opplæring, slik at de berørte ansatte settes i stand til å håndtere eventuelle nye arbeidsprosesser.

Deldette