Definere tiltak

Publisert: 03. Mai 2019, Sist endret: 05. nov 2019

Arbeidet med å definere tiltak tar utgangspunkt i det grunnlaget som er skapt gjennom identifisering og analyse av prosjektets interessenter, dokumentert i interessentregisteret.

Å definere tiltak dreier seg om å bestemme hvilke tiltak som skal iverksettes knyttet til hver enkelt interessent. Den videre planleggingen av tiltakenes gjennomføring hører hjemme i neste trinn av prosessen, «planlegge tiltak».

Som hjelp til å bestemme hvilke tiltak som er mest hensiktsmessig for hver interessent kan man bruke en illustrasjon som vist nedenfor. Hvor i dette diagrammet den enkelte interessent hører hjemme vil være bestemt av den graden av interesse og innflytelse som ble angitt i forbindelse med analysen i forrige trinn, «analysere interessenter».

 
 

Vær spesielt oppmerksom på interessentene i øvre høyre hjørne i figuren ovenfor. Disse har både sterke interesser og potensielt stor innflytelse på prosjektet, og kan dermed vise seg å ha sterk påvirkning på prosjektet både i positiv og negativ retning.

Steg 1

Med utgangspunkt i interessentanalysen, vurderes hvordan prosjektet kan ivareta hver enkelt interessent på best mulig måte for å sikre mest mulig støtte og positivt bidrag til et vellykket prosjekt. Definer hvilke tiltak som er tilstrekkelige og mest hensiktsmessige for å ivareta interessenten og dermed sikre dennes positive medvirkning til prosjektet. Bruk gjerne figuren ovenfor som et utgangspunkt. Som grunnlag for vurderingen kan for eksempel følgende spørsmål stilles:

  • På hvilen måte kan prosjektet oppnå best mulig støtte og bidrag fra interessenten?
  • Hvordan kan prosjektet påvirke til at interessenten bruker sin innflytelse på en positiv måte?
  • Hvordan kan prosjektet stimulere interessenter med stor interesse i prosjektet til å bidra aktivt til et vellykket prosjekt?
  • Hvilke relevante arenaer, nettverk, møteplasser kan prosjektet benytte seg av?
  • Er det enkelte interessenter som er spesielt positive eller negative til prosjektet?
  • I hvilken grad og på hvilken måte bør interessenter eventuelt involveres i prosjektet? Skal interessenten gis en formell rolle i prosjektorganisasjonen, eller ha en mer uformell tilknytning til prosjektet? Bestem i så fall hvilken.

Steg 2

Klarlegg hvilket informasjonsbehov interessenten vil ha. Tenk over spørsmål som:

  • Hva trenger interessenten å være orientert om?
  • Hvilken informasjon vil interessenten forvente å få?
  • Hvilken informasjon er det viktig for prosjektet at interessenten får?
  • På hvilket detaljeringsnivå bør informasjonen ligge?
  • Hvilken form skal informasjonen ha? Hva er hovedbudskapet?
  • Trenger interessenten spesiell oppfølging? Intervjuer, presentasjoner, dokumentasjon, etc?
  • Hvilke informasjonskanaler vil være best egnet for hvilken informasjon?
  • Når skal informasjonen gis?

Steg 3

Legg resultatet av vurderingene ovenfor inn i interessentregisteret.

  • Hovedtiltak for å ivareta interessentens positive medvirkning
  • Interessentens informasjonsbehov

Steg 4

Vurder om det er spesielle tiltak som kan og bør iverksettes umiddelbart for å ivareta nåsituasjonen best mulig. Slike tiltak anbefales det at prosjektleder legger inn i sin «gjøreliste» for løpende aktiviteter slik at disse ivaretas gjennom denne.

Deldette