Prosjektveiviserens formål er å bidra til flere vellykkede prosjekter. Den beskriver virksomhetens overordnede styring av sine prosjekter, basert på faser og beslutningspunkter. Ved hvert beslutningspunkt (BP) godkjenner virksomhetsledelsen/ prosjekteieren overgang fra en fase til den neste.

Publisert: 09. okt 2019, Sist endret: 05. nov 2019

Prosjektveiviseren er rettet mot

  • Virksomhetsledelsen - og deres bruk av prosjekter som et sentralt virkemiddel for å realisere virksomhetens mål
  • Prosjekteiere - og deres rolle som bindeledd mellom linjeorganisasjon og prosjektet
  • Prosjektledere - og deres ansvar for overordnet planlegging og gjennomføring av prosjektet

Ved å klikke på prosesspilen ovenfor finner du beskrivelser av fasene og beslutningspunktene, fra prosjektets idé og konsept, via etablering, gjennomføring og avslutning av prosjektet, til virksomhetens realisering av gevinster.

Til høyre finner du snarveier til viktige tema som er relevante gjennom hele Prosjektveiviseren, "på tvers" av faser. Disse krever spesiell oppmerksomhet for å ivareta god prosjektstyring. Hvordan disse temaene bør ivaretas er derfor spesielt beskrevet under hver enkelt fase.

Nedenfor finner du mer om hva Prosjektveiviseren er, hva den er egnet for, samt råd om hvordan din virksomhet kan få mest mulig nytte av den.

Hva er hensikten med fasene og beslutningspunktene?

  • Før konseptfasen vurderer og prioriterer linjeorganisasjonen hvilke idéer som skal utredes videre i en konseptfase. ​​
  • Konseptfasen hjelper virksomhets-ledelsen til å velge riktig prosjekt. Her avklarer linjeorganisasjonen hva behovet egentlig er, og velger den beste tilnærmingen (konseptet) for et eventuelt prosjekt.
  • Prosjektet består av tre faser:
    • Planlegge - der prosjektet etableres, prosjektets mål forankres, og dere lager en plan for hvordan prosjektet skal styres
    • Gjennomføre - der resultatene skapes og leveres
    • Avslutte - der produktansvaret overføres og prosjektet oppløses
  • Etter prosjektets avslutning følger virksomheten opp den videre realiseringen av gevinster, basert på prosjektets leveranser

Overgangen fra en fase til den neste styres gjennom beslutningspunkter. Det gir virksomhetsledelsen en nyttig mekanisme for innsyn og trinnvis godkjenning gjennom hele prosjektets livsløp.

Prosjektveiviseren i virksomhetsledelsens perspektiv

Ut fra de prioriteringene som gjøres i idétrakten beslutter virksomhetsledelsen ved beslutningspunkt 1 (BP1) å iverksette en konseptutredning for å finne ut hvordan de skal løse et problem eller et behov. En eventuell beslutning ved BP2 om å iverksette det tiltaket som konseptutredningen har anbefalt, skal være begrunnet av at nytteverdien (gevinstene) av tiltaket er klart større enn kostnadene og ulempene.

 
 

Hvilken arbeidsform og organisering som velges for å skape de ønskede endringene og nyttevirkningene blir et spørsmål om hva som er mest hensiktsmessig ut fra tiltakets art og omgivelser. I virksomhetsledelses perspektiv er det den strategiske måloppnåelsen som er avgjørende, og ikke hvordan resultatene skapes. I idétrakten prioriterer virksomheten hvilke oppgaver som skal utredes i en konseptfase. Hvordan resultatene skal skapes er en del av det konseptvalget som gjøres i konseptfasen. Dette "hvordan" kan også omfatte andre arbeidsformer enn en tradisjonell prosjektorganisering, inkludert produktutvikling i en hvilken som helst form.

Uansett blir det viktig at virksomheten, etter at de valgte løsningene er utviklet og levert, følger opp at disse blir brukt på en slik måte at de ønskede endringene og nyttevirkningene blir realisert slik som forutsatt i konseptfasen.

Omstillingsprosesser krever god endringsledelse

Et godt digitaliseringsprosjekt dreier seg om å endre måten å arbeide på ved å innføre helt nye, smartere og mer effektive arbeidsprosesser. Dette gjøres mulig av nye digitale og innovative løsninger.

Å få mennesker til å begynne å jobbe og kommunisere på en radikalt forskjellig måte enn før, krever ofte dyptgripende og omfattende omstillingsprosesser. God endringsledelse er nøkkelen til å lykkes med dette.

Les gjerne mer om at Prosjektveiviseren peker på endringsledelse som en avgjørende suksessfaktor i digitaliseringsprosjekter.

Hva kan Prosjektveiviseren brukes til?

Prosjektveiviseren dreier seg primært om overordnet prosjektstyring, uavhengig av hva som skal være de spesifikke leveransene fra prosjektet. Styringsprinsippene og fasestrukturen er allmenngyldige, og kan benyttes i alle typer prosjekter. Men Prosjektveiviseren er i utgangspunktet utviklet for og rettet mot digitalieringsprosjekter. Det innebærer at de mer detaljerte beskrivelsene av fasene og de tilhørende aktivitetene bærer preg av dette, og oppleves kanskje ikke som direkte relevante for andre prosjekttyper. Hvis dere skal bruke Prosjektveiviseren for andre prosjekter enn digitaliseringsprosjekter må dere legge til rette for dette gjennom deres lokale tilpasning til egne omgivelser og behov. Se nedenfor.

Merk også at Prosjektveiviserens faser er styringsfaser, og må ikke forveksles med utviklingsfaser i en utviklingsmodell. I konseptfasen skal dere IKKE vurdere alternative konkrete løsninger, men derimot hvilken overordnede tilnærming som vil være mest hensiktsmessig for et eventuelt prosjekt. Planleggingsfasen er IKKE en designfase, men dreier seg om å etablere prosjektet, beskrive og forankre mål og hvordan prosjektet skal styres. Prosjektets løsninger bestemmes, utvikles og leveres i løpet av prosjektets gjennomføringsfaser.

Kan Prosjektveiviseren tilpasses til min virksomhet og type prosjekter?

På sidene under Tilpasse og bruke Prosjektveiviseren finnes veiledning og anbefalinger om hvordan dere kan tilpasse, innføre og bruke Prosjektveviseren slik at den blir mest mulig relevant for deres omgivelser og behov. Difi forstår og støtter virksomheters ønske om å gjøre Prosjektveiviseren til sin egen ved å knytte den opp mot egen organisasjon, sine typiske prosjekttyper, samt eksisterende retningslinjer, rutiner, etc som kanskje allerede er innarbeidet i prosjektorganisasjonen. Dette bidrar til at Prosjektveiviseren fremstår for brukerne som et nyttig hjelpemiddel og bidrar dermed til en god innføring og aktiv bruk av modellen.

En viktig del av av denne tilpasningen blir også å lese og tolke det detaljerte innholdet i Prosjektveiviseren i lys av den prosjekttypen det gjelder. Ofte kan det også være en forutsetning at arbeidsprosesser og metodikk som brukes til leveranseproduksjonen (i prosjektets leveranseprosjekter) erstattes med arbeidsformer, prosesser og metodikk som er spesialisert mot den aktuelle typen prosjekter og prosjektprodukter. Dermed vil din virksomhet kunne dra nytte av Prosjektveiviserens overordnede styringsmekanismer for alle sine ulike prosjekttyper, og dermed oppnå en helhetlig overordnet styring av alle sine prosjekter.

Hva er sammenhengen med program- og porteføljestyring?

Prosjektveiviseren dreier seg om styring av prosjekter, og dekker ikke områdene programstyring og porteføljestyring. Imidlertid har Prosjektveiviseren en klar sammenheng disse områdene.

Programstyring

Ofte vil virksometsledelsen ønske å benytte seg av prosjekter som arbeidsform for å gjennomføre store og omfattende endringer eller utviklingsoppgaver. Dette kan være komlekse og langsiktige oppgaver som det ikke er hensiktsmessig å gjennomføre som ett prosjekt, men bør organiseres som flere prosjekter. Selv om disse prosjektene ikke skal gjennomføres samtidig vil de ha klare avhengigheter, og ofte bygge på resultatene fra de andre prosjektene. En slik samling av prosjekter kalles ofte for et program. Gjennom dette programmet ivaretar virksomheten den nødvendige styringen og koordineringen av alle prosjektene som programmet betår av. Det er dette som kalles programstyring.

Porteføljestyring

Prosjektveivisereens idétrakt og konseptfase har en nær sammenheng med virksomhetens porteføljestyring. (Dette er spesifikt kommentert i beskrivelsen av idétrakten.) Når virksomhetsledelsen velger å iverksette en konseptfase (ved beslutningspunkt 1) er hensikten å utrede hvilken nytteverdi det vil ha å iverksette et tiltak for å løse det aktuelle behovet eller problemet, og hviklen tilnærming et slikt tiltak i så fall bør ha. De ulike konseptfasene som virksometsledelsen iverksetter er dermed godt egnet til å skape et solid beslutningsunderlag for å gjøre de riktige prioriteringene av hvilke tiltak/prosjekter som vil gi det beste bidraget til å oppfylle virksomhetens mål. Dette er en sentral del av virksomhetsledelsens porteføljestyring.

Bli med i nettverket for prosjekt-, program- og porteføljestyring!

Det finnes et nettverk for prosjekt-, program- og porteføljestyring hvor ca 100 virksomheter deltar. Dette er virksomheter fra hele offentlig sektor; departementer, et bredt spekter av statlige virksomheter, kommuner, fylkeskommuner, universiteter og høyskoler, etc.

Hensikten med dette nettverket er å stimulere til erfaringsutvekslig og gjensidig støtte til modenhetsutvikling innen PPP-området. I tillegg til 3-4 fysiske samlinger i løpet av året finnes det et nettbasert forum som legger til rette for mer dynamisk jevnlig kommunikasjon i tillegg til de fysiske nettverkssamlingene.

Ta kontakt via prosjektveiviseren@difi.no

Hva finnes av kurs og verktøystøtte?

Markedet tilbyr en rekke kurs i prosjektstyring som et knyttet opp mot Prosjektveiviseren. Blant disse finner du alt fra "introduksjon til Prosjetveiveseren" til ulike dybdekurs om ulike tema innen prosjetstyring sett i sammenheng med Prosjekveiviseren.

En rekke leverandører tilbyr også tilrettelagte verktøyløsninger som er knyttet opp mot Prosjektveiviseren.

Vær oppmerksom på at Prosjektveiviseren ikke er ment å være en komlett lærebok i prosjektledelse. Den forutsetter at du har en viss grunnleggende basiskunnskap om prosjektstyringfaget fra før. På Difis sider om kompetanseutvikling får du gode tips og råd om opplæring innen dette faget.

Hvorfor ble Prosjektveiviseren laget?

Nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere, organisasjoner og næringsliv. Digitalisering skal bidra til bedre tjenester for brukerne, og en mer effektiv forvaltning. For å gjennomføre ønskede endringer, må den enkelte virksomhet gjennomføre et eller flere prosjekter. En utfordring er at virksomhetenes modenhet og kompetanse på prosjektstyring og –gjennomføring er varierende. Difi har derfor utarbeidet Prosjektveiviseren som er en anbefalt prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Prosjektveiviseren retter seg i særlig grad mot prosjektledere, prosjekteiere og virksomhetsledelsen.

Digitaliseringsrundskrivet

gir føringer for bruk av Prosjektveiviseren (sitat):

«Dersom virksomheten ikke har etablert en prosjektmodell for gjennomføring av IKT-relaterte tiltak, bør Prosjektveiviseren benyttes i planlegging, styring og gevinstrealisering av IKT-relaterte prosjekter. Prosjektmodellen kan tilpasses den enkelte virksomhets behov og det konkrete prosjektet.»

Selv om Prosjektveiviseren i utgangspunktet er utviklet for å bidra til flere vellykkede digitaliseringsprosjekter og er tilpasset disse, kan den med små justeringer benyttes for alle typer prosjekter.

Prosjektmodellen

Prosjektmodellen består av fem faser og seks beslutningspunkter. Modellen dekker hele prosjektprosessen fra konseptvalg til avslutning av et prosjekt, samt overlevering til linjen og realisering av gevinster. Ansvaret for aktivitetene og beslutningene som ligger i fase 1; konseptfasen og fase 5; realiseringsfasen, ligger til linjeorganisasjonen, men er helt avgjørende for at gevinstene av prosjektet skal bli realisert. Disse "blå fasene" er derfor en svært viktig del av prosjektmodellen.

Prosjektveiviseren er basert på den internasjonalt anerkjente prosjektledelsesmodellen PRINCE2® (PRojects IN Controlled Environments). Difi har tilpasset denne generiske modellen ved å

  • forenkle den noe (detaljeringsnivå, samt prioritering av noen temaer)
  • tilpasse noen særlig vanskelig tilgjengelige begreper (se begrepsliste) 
  • integrere IT-politiske føringer som gjelder for digitaliseringsprosjekter som skal gjennomføres i norske virksomheter
  • integrere DFØs veiledere og retningslinjer
  • synliggjøre hvordan prosjektmodellen kombineres med ulike prosesser for fremskaffelse av prosjektets produktleveranser

Andre relaterte Difi-virkemidler

Prosjektveiviseren har en nær relasjon til flere av Difis øvrige virkemidler, og gir et viktig fundament og overordnet ramme for disse. Dette viser den viktige betydningen av et felles begrepsapparat og modellstruktur for prosjektstyring i offentlig sektor. Eksempler på slike Difi-virkemidler er:

Vil dere innføre Prosjektveiviseren i deres virksomhet?

Fant du det du lette etter?

*