Kategorisere og prioritere oppgavene

Her skaper dere en helhetlig oversikt over aktuelle nye oppgaver og vurderer hvilke som er viktigst for virksomheten å utrede videre.

Publisert: 03. Mai 2019, Sist endret: 15. okt 2019

I virksomheter som har innført porteføljestyring vil denne aktiviteten naturlig høre inn under porteføljekontorets arbeidsområde. I andre virksomheter må oppgaven håndteres av en eller flere oppnevnte personer. Fortrinnsvis en/noen som har en tilknytning til virksomhetens styring av prosjekter og programmer.

Skap oversikt

Lag en oversiktlig oppstilling over de registrerte innspillene til nye oppgaver. Dersom inspillene ble meldt inn på en standard form i forrige aktivitet, får dere igjen for dette nå.

Sammenfallende eller overlappende oppgaver?

Vurder om noen av behovene kan eller bør slås sammen. Gå tilbake til forslagsstillerne og diskuter dette.

Vurder og prioriter

Avhengig av hvor stor kapasitet virksomheten har til å sette i gang nye konseptfaser er det ikke sikkert at det er god ressursbruk å utarbeide mandater for alle de registrerte forslagene i første omgang. Det kan derfor kanskje være aktuelt å prioritere ned de minst viktige behovene, ut fra en første grov vurdering av hva som vil ha størst nettonytte (nytte-kost vurdering) for samfunnet. Men vær varsom med å stryke behov/forslag fra listen allerede her. Dette ansvaret ligger hos virksomhetsledelsen, eventuelt delegert til et porteføljestyre. Pålagte oppgaver knyttet til tildelingsbrev eller endringer i lover og forskrifter kan uansett ikke prioriteres bort.

Gi oppgaveeierne klarsignal til å utarbeide forslag til mandat for konseptfasen

For alle behov som skal behandles i BP1 skal det utarbeides et forslag til mandat for konseptfasen. For behov basert på innspill fra interne avdelinger vil det naturlig være denne avdelingens leder som blir eier av arbeidet med å utarbeide forslag til mandat. For andre behov, med bakgrunn i for eksempel tildelingsbrev, må virksomhetsledelsen utpeke en avdelingsleder som får ansvaret for at det utarbeides et mandat for konseptfasen.