Gjennomføringen av fasen er illustrert i figuren nedenfor. De seks utredningsaktivitetene tilsvarer de seks sentrale spørsmålene som er minimumskravene i utredningsinstruksen.
Aktivitetene (i venstremenyen) henviser til en eller flere av de underliggende støtteaktivitetene:
Vær oppmerksom på at begrepene «prosjekt» og «alternative konsepter» i Prosjektveiviseren tilsvarer begrepene «tiltak» og «alternative tiltak» i DFØs (Direktoratet for økonomistyrings) veileder til utredningsinstruksen og veileder i samfunnsøkonomiske analyser.
Hva er et konsept?
Et konsept er en mulig måte å gå frem på for å løse et problem eller skape en endring. Det finnes alltid flere måter å nå et mål på, og disse alternativene betegnes i Prosjektveiviseren som konsepter. Minst tre alternative konsepter bør utredes. Nullalternativet (se Hva er problemet og hva skal vi oppnå?) skal alltid beskrives, det vil si forventet videre utvikling dersom dagens situasjon videreføres.
Hva kjennetegner et godt konsept?
- Hvert konsept skal være en prinsipielt forskjellig måte å skape den ønskede endringen på. Her blir det derfor svært viktig å tenke bredt og finne ulike grep og virkemidler - ikke bare innenfor bruk av teknologi, men også innen forbedring av arbeidsprosesser, regelverk, kompetanseutvikling, etc.
- Bekrivelsen av konseptene skal begrenses til å gi et godt nok gjennomtenkt beslutningsunderlag for virksomhetsledelsen. Vær på vakt mot å gå unødig dypt inn i detaljene i hvert konsept. Les mer om minimumskravene til en konseptutredning og vurdering av nødvendig omfang og grundighet i DFØs veileder til utredningsinstruksen, kapittel 2.
- De tekniske løsningene for å realisere konseptet skal ikke beskrives i denne fasen. Vær på vakt mot konsepter som forutsetter eller impliserer en spesifikk type teknisk løsning.
Hvorfor skal vi ha en konseptfase?
Konseptfasen skal sikre at ledelsen får god, relevant og tilstrekkelig informasjon til å beslutte om de skal sette i gang et nytt prosjekt, og gjøre et bevisst og gjennomtenkt valg av konsept. Bare slik kan de være sikker på at de prioriterer riktig innenfor sin prosjektportefølje. Formålet er like mye å forhindre bruk av ressurser på dårlige prosjekter som å godkjenne bruk av ressurser til å planlegge levedyktige og lønnsomme prosjekter.
Hvordan finne det beste konseptet?
Mandatet for konseptfasen gir deg en overordnet beskrivelse av behovene – eller det man tror er behovet. Men er det så sikkert at dette er det reelle behovet? Kanskje ligger problemet egentlig et litt annet sted eller omfatter flere ting? Eventuelt må dere justere eller komplettere behovsbildet.
Ofte foreligger det også en ganske konkret idé til løsning som kan virke som en opplagt måte å løse problemet på, men er det sikkert at dette er den beste veien å gå for å oppfylle behovet? Eller finnes det andre alternative veier som vil føre raskere og billigere til målet? Dette kan innebære helt ulike konsepter – det vil si måter å nå målet på.
Konseptfasen dreier seg i stor grad om å finne gode prosjekter som vil skape fornying, forbedring og forenkling, og bør derfor i stor grad preges av innovasjon og innovativ tenkning og prinsipper. Dette innebærer også å vurdere om det er aktuelt å bruke markedet til å løse deler av virksomhetens behov. I så fall må du ta hensyn til anskaffelsesrelaterte problemstillinger allerede i konseptfasen.
Det beste konseptet er det som gir størst gevinst i forhold til prosjektets kostnader og gjennomførbarhet. En sentral del av konseptfasen er å danne seg et realistisk bilde av gevinstene prosjektet skal bidra til. Erfaringsmessig er det en utfordring i de fleste virksomheter å lykkes med å realisere disse gevinstene. Les mer om dette under det tverrgående temaet gevinstrealisering.
Vi anbefaler DFØs veileder i gevinstrealisering, for å lære mer om hvordan dere identifiserer, planlegger, følger opp, henter ut og dokumenterer gevinster.
En god regel er å begrense omfanget slik at konseptene ikke blir for omfattende og komplekse, men får en håndterbar størrelse. Dersom det ikke er mulig å dele opp prosjektet på en hensiktsmessig måte, og kostnadsrammen dermed overstiger 750 millioner, krever Finansdepartementet en omfattende ekstern kvalitetssikring. KS1 i denne ordningen er en overordnet kvalitetssikring av konseptvalget.
