Gjennomføringen av fasen er illustrert i figuren nedenfor. De seks utredningsaktivitetene tilsvarer de seks sentrale spørsmålene som er minimumskravene i utredningsinstruksen. Utredningsinstruksen gjelder for både små og store statlige tiltak, og omfatter med visse unntak alle tiltak som har virkninger utover egen virksomhet. Jo større tiltakets virkninger er, desto grundigere skal de seks spørsmålene besvares. DFØs veileder til utredningsinstruksen gir en kortfattet veiledning om de seks spørsmålene (se kap. 2.1), mens DFØs veileder i samfunnsøkonomisk analyse går mer i dybden på disse.
Aktivitetene (i venstremenyen) henviser til en eller flere av de underliggende støtteaktivitetene:
Vær oppmerksom på at begrepene «prosjekt» og «alternative konsepter» i Prosjektveiviseren tilsvarer begrepene «tiltak» og «alternative tiltak» i DFØs (Direktoratet for økonomistyrings) veileder til utredningsinstruksen og veileder i samfunnsøkonomiske analyser.
Hva er et konsept?
Et konsept er en mulig måte å gå frem på for å løse et problem eller skape en endring. Det finnes alltid flere måter å nå et mål på, og disse alternativene betegnes i Prosjektveiviseren som konsepter. Minst tre alternative konsepter bør utredes. Nullalternativet (se Hva er problemet og hva skal vi oppnå?) skal alltid beskrives, det vil si dagens situasjon og forventet utvikling i fravær av nye tiltak.
Hva kjennetegner et godt konsept?
- Hvert konsept skal være en prinsipielt forskjellig måte å skape den ønskede endringen på. Her blir det derfor svært viktig å tenke bredt og finne ulike grep og virkemidler - ikke bare innenfor bruk av teknologi, men også innen forbedring av arbeidsprosesser, regelverk, kompetanseutvikling, etc.
- Bekrivelsen av konseptene skal begrenses til å gi et godt nok gjennomtenkt beslutningsunderlag for virksomhetsledelsen. Vær på vakt mot å gå unødig dypt inn i detaljene i hvert konsept. Les mer om minimumskravene til en konseptutredning og vurdering av nødvendig omfang og grundighet i DFØs veileder til utredningsinstruksen, kapittel 2.
- De tekniske løsningene for å realisere konseptet skal ikke beskrives i denne fasen. Vær på vakt mot konsepter som forutsetter eller impliserer en spesifikk type teknisk løsning.
Hvorfor skal vi ha en konseptfase?
Konseptfasen skal sikre at ledelsen får god, relevant og tilstrekkelig informasjon til å beslutte om de skal sette i gang et nytt prosjekt, og gjøre et bevisst og gjennomtenkt valg av konsept. Bare slik kan de være sikker på at de prioriterer riktig innenfor sin prosjektportefølje. Formålet er like mye å forhindre bruk av ressurser på dårlige prosjekter som å godkjenne bruk av ressurser til å planlegge levedyktige og lønnsomme prosjekter.
Hvordan finne det beste konseptet?
Mandatet for konseptfasen gir deg en overordnet beskrivelse av behovene – eller det man tror er behovet. Men er det så sikkert at dette er det reelle behovet? Kanskje ligger problemet egentlig et litt annet sted eller omfatter flere ting? Eventuelt må dere justere eller komplettere behovsbildet.
Ofte foreligger det også en ganske konkret idé til løsning som kan virke som en opplagt måte å løse problemet på, men er det sikkert at dette er den beste veien å gå for å oppfylle behovet? Eller finnes det andre alternative veier som vil føre raskere og billigere til målet? Dette kan innebære helt ulike konsepter – det vil si måter å nå målet på.
Konseptfasen dreier seg i stor grad om å finne gode prosjekter som vil skape fornying, forbedring og forenkling, og bør derfor i stor grad preges av innovasjon og innovativ tenkning og prinsipper. Dette innebærer også å vurdere om det er aktuelt å bruke markedet til å løse deler av virksomhetens behov. I så fall må du ta hensyn til anskaffelsesrelaterte problemstillinger allerede i konseptfasen.
Det beste konseptet er det som gir størst samlede gevinster (nytte) i forhold til prosjektets samlede kostnader for samfunnet. En sentral del av konseptfasen er å danne seg et realistisk bilde av gevinstene prosjektet skal bidra til. Erfaringsmessig er det en utfordring i de fleste virksomheter å lykkes med å realisere disse gevinstene. Les mer om dette under det tverrgående temaet gevinstrealisering.
Hvor omfattende og grundig trenger analysen å være?
Bekrivelsen av konseptene skal begrenses til å gi et godt nok gjennomtenkt beslutningsunderlag for virksomhetsledelsen. Vær på vakt mot å gå unødig dypt inn i detaljene i hvert konsept.
De seks utredningsaktivitetene (som tilsvarer utredningsinstruksens seks spørsmål) utgjør minimumskravene til enhver konseptutredning. Disse må dere alltid besvare, men kan besvares svært enkelt eller mer omfattende og grundig, avhengig av konseptets omfang. Et viktig prinsipp er at mindre omfattende konsepter kan utredes enklere og mer kortfattet enn mer omfattende konsepter. Når konseptet blir mer omfattende, må også de seks spørsmålene besvares mer utfyllende. Les mer om dette under aktiviteten «Hva er de positive og negative virkningene?»
En god regel er å begrense omfanget slik at konseptene ikke blir for omfattende og komplekse, men får en håndterbar størrelse. Dersom det ikke er mulig å dele opp prosjektet på en hensiktsmessig måte, og kostnadsrammen dermed overstiger 1 milliard, krever Finansdepartementet en omfattende ekstern kvalitetssikring. I 2019 ble terskelen besluttet senket til 300 millioner for digitaliseringsprosjekter. KS1 i denne ordningen er en overordnet kvalitetssikring av konseptvalget.
