Tilpasse og bruke Prosjektveiviseren

Stadig flere virksomhetet tar i bruk Prosjektveiviseren. En viktig del av innføringen vil være å legge til rette for at modellen brukes aktivt og hensiktsmessig, slik at den får størst mulig nytteverdi i form av forbedret prosjektstyring.

Publisert: 03. Mai 2019, Sist endret: 16. okt 2019

Virksomhetenes behov for tilpasset bruk, knyttet til sitt eget virkeområde og prosjektomgivelser, kan ivaretas på flere nivåer og med ulike tilnærminger.

Tilpasning og bruk av Prosjektveiviseren gjøres normalt på to nivåer:

  1. Virksomhetens tilpasning av Prosjektveiviseren, omfatter de endringene som er felles for alle de prosjekttypene som finnes innenfor virksomhetens virkefelt. Det vil si å utarbeide det vi kan kalle virksomhetens prosjektmodell. En viktig del av denne tilpasningen på virksomhetsnivå vil være henvise til diverse metoder og verktøy for praktisk prosjektstyring samt egne rutiner, maler, etc.
  2. Det enkelte prosjekts bruk av virksomhetens prosjektmodell, knyttet til prosjektets behov for å løse sin oppgave på en best mulig måte, avhengig av prosjektets innhold, størrelse, kompleksitet, osv. En viktig del av denne tilpasningen vil være å knytte prosjektmodellen sammen med prosjektets valgte metoder/arbeidsprosesser som skal brukes til å fremskaffe prosjektets ulike hovedprodukter, og prosjektmodellens samspill med disse.

Dersom et prosjekt bruker Prosjektveiviseren direkte, i «standardversjonen», fordi deres virksomhet ikke har gjort noen tilpasning til sin virksomhet (ref. nivå 1 ovenfor), vil naturlig nok all tilpasning (begge nivåer) måtte gjøres av og i prosjektet.

Et viktig, men krevende løft for virksomheten

Når din virksomhet skal innføre en ny prosjektmodell er det viktig å være klar over at dette er en omfattende oppgave som setter krav til god forberedelse, relevant opplæring, og ikke minst tilstrekkelig støtte og veiledning i innføringsperioden. Dette er en erkjennelse som virksomhetsledelsen altfor ofte ikke har tatt tilstrekkelig inn over seg, og det planlegges dermed med for lite innsats til å sikre en aktiv og riktig bruk av prosjektmodellen. Konsekvensen blir da at prosjektenes og virksomhetens nytteverdi av investeringen i en (ny) prosjektmodell blir svært liten.

Vær også oppmerksom på at virksomhetens valg av tilnærming til sin tilpasning av Prosjektveiviseren vil ha betydning for fremtidig forvaltning av prosjektmodellen.

Skap motivasjon

Før selve implementeringen iverksettes må virksomheten gjøre et bevist valg av en prosjektmodell som ivaretar «beste praksis» i forhold til virksomhetens behov. Ved å tilpasse og presentere prosjektmodellens relevans til egen virksomhet, skapes gjenkjennelighet hos brukerne og en opplevelse av at «Dette kan være et nyttig hjelpemiddel for meg i min hverdag».

God opplæring

En prosjektmodell har ulike typer av brukere som naturlig nok stiller seg spørsmålet «Hva er egentlig min rolle i dette?». Det blir derfor viktig for en vellykket innføring å sørge for målrettet og differensiert opplæring knyttet til brukere i de ulike prosjektrollene.

Veiledning og støtte

Den neste, og den mest avgjørende og krevende fasen, vil være å yte aktiv støtte og veiledning i en innføringsperiode. For eksempel vil en prosjektleder som skal bruke den nye prosjektmodellen første gang trenge en del drahjelp og råd om hvordan den nye modellen kan brukes best mulig i det aktuelle prosjektet. I det neste prosjektet vil det gå litt greiere, osv.

Deldette

Fant du det du lette etter?

*